一、用人单位或人事代理机构应完善档案管理制度，加强对参保人员档案的规范管理，保证参保人员档案内的出生时间、参加工作时间、从事工种情况等原始记载内容准确、清楚，保证参保人员人事档案完整、准确。

二、蓄意更改参保人员档案的，暂停其退休手续办理，责令档案保管单位恢复档案原貌。再次申报时须附有用人单位或人事代理机构关于参保人员档案更改和恢复原貌的情况说明及再次申请办理退休手续的正式报告。

三、因档案丢失、损毁、涂改等原因造成无法认定参保人员视同缴费年限的，按实际缴费年限办理退休手续、核发养老保险待遇。

四、职工退休人事档案由各企业或人事代理机构集中申报，凡个人携带职工档案的，不予受理。

五、单位在填写的《河南省企业职工基本养老保险参保人员退休（退职）表》中“主要工作经历”应根据退休人员档案记录准确填写。

六、办理完毕退休手续的人员档案，由示范区组织人社局保存，示范区组织人社局负责对单位出具《企业退休职工档案接收通知单》，并给单位返还一份《河南省企业职工基本养老保险参保人员退休（退职）表》及职工离退休养老保险待遇计算单。